前回、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日より義務化される電子取引データの保存方法についてご紹介いたしました。
今回は電子化を目指される企業に向けて、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」についてご紹介いたします。

電子帳簿保存法は、簡単に３つに区分できます。

コンピューターなどで電子的に作成した「元帳」などの帳簿、「財務報告書」等の書類を電子データで保存することを認めるものです。

紙で受領した請求書などをスキャンし、電子データで保存することを認めるものです。
スキャナだけでなく、スマートフォンやデジカメでの撮影で保存することも可能です。

電子取引した場合に、その電子データを保存しなければなりません。
こちらは【義務】となりますので法人と個人事業者が対応する必要となります。

一般的な会計システムを導入されている場合は、「優良以外の電子帳簿」に該当し電子データのまま保存が可能となります。
過少申告加算税が１０％から５％に軽減になる、「優良電子帳簿」で保存したい場合には、以下の要件を満たしたシステムであるかを確認する必要があります。

　①　訂正・削除、通常の業務処理期間を超えて入力をした場合にその履歴が残ること。
　②　各帳簿同士で関連性が確認できること。（仕入帳と財務報告書とで関連性がある　等）
　③　検索条件（取引年月日、取引金額、取引先　等）によって検索できること。

スキャナ保存を行うことができれば、紙での保存が不要となります。
保存を行うためには、以下の要件を満たしたシステム導入を行う必要があります。

　①　訂正・削除を行えないシステム、またはタイムスタンプを付与できること。
　②　書類と帳簿とで関連性を確認できるようにすること
　③　検索条件（取引年月日、取引金額、取引先　等）によって検索できること。
　④　鮮明な画質（解像度200dpi以上、カラー画像）で保存できること。

インボイス制度導入により、従業員立替経費やカード支払い時の経費等領収書で保存する資料も増加しております。
要件さえ守ればスマートフォンで撮影したものでも保存できるため、業務効率化や省スペース化の面で「スキャナ保存」は注目されています。

「電子帳簿等保存」及び「スキャナ保存」については、任意のため必ず行う必要はございません。ただ完全電子化を目指される企業にとっては、検討の余地があるかと存じます。今後新たに改正等がありましたら、ご案内いたします。

荒川区の税理士　永瀬事務所　では、会計システムと連携したクラウドサービスの導入斡旋も行っております。税理士変更等お気軽にご相談ください。